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Depuis 2004, SEDA permet d’échanger de données pour l’archivage. Ce format est standardisé et il est utilisé pour les archives publiques.
En 2014, suite à une demande du Service interministériel des archives de France, une norme sur la Modélisation des Echanges de DONnées pour l’Archivage (MEDONA) a été publiée. Cette modélisation s’intéresse aux archives publiques et privées. Tous les secteurs sont donc pris en compte.
La norme facilite la construction d'applications car elle identifie clairement les informations à gérer lors d’un échange et la façon dont s’organise l’échange : les messages à générer ou à recevoir. Les messages utilisent des modèles de données basés sur les Schema.
MEDONA s’adresse à l’ensemble des acteurs du domaine de l’archivage : services producteurs, services d’archives, éditeurs de logiciels, prestataires de logiciels de gestion et de description d’archives, prestataires de services d’échanges œuvrant pour des services producteurs ou des services de contrôle, prestataires proposant des services de tiers archivage.
- Recommandation, Janvier 2014, version 1.0
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L’objectif de MEDONA est de définir les différentes composantes d’un échange de messages entre un service d’archives et ses partenaires, fournisseurs d’informations à archiver.
Pour ce faire, la norme NF Z44-022 « MEDONA » définit des diagrammes d'activités et des modèles de données selon le formalisme UML. Les échanges eux-mêmes sont formalisés selon des messages formalisés par des Schema.
À noter que la norme sera proposée à l’ISO (l’Organisation Internationale de Normalisation) en vue d’une possible reprise en norme internationale.
Si la norme est extensible, pour y utiliser par exemple des vocabulaires de métadonnées descriptives, il n’existe aucun mécanisme normalisé de création de profils d’utilisation, comme peut le faire la S1000D avec ses modèles de définition de Business Rules : les BREX.
Les cas d'utilisation pris en charge par la norme sont les suivants :
- Transférer : Transmission d'informations par un Service versant à un Service d’archives en vue de lui en confier la conservation. Le Transfert peut être précédé d'une Demande d'autorisation de transfert ;
- Communiquer : Transmission d'informations par un Service d'archives à un Demandeur, avec l'autorisation, le cas échéant, du Service producteur et du Service de contrôle compétent ;
- Modifier : Notification par un Service d'archives à un Service producteur des modifications apportées sur les informations transférées. Ces modifications peuvent être nécessaires afin d'assurer une bonne conservation des informations (par exemple conversion de format ou ajout, correction, mise à jour des métadonnées) ;
- Éliminer : Notification par un Service d'archives à un Service producteur de la suppression d'informations. L'élimination peut être précédée, le cas échéant, d'une Demande d'autorisation d'élimination au Service de contrôle et d’une Demande d’autorisation au Service producteur ;
- Restituer : Transmission d'informations par un Service d'archives à un Service producteur en vue de lui rendre la responsabilité de la conservation.
Les objets échangés sont tous englobés dans un paquet (data object package). Le paquet définit l’ensemble des objets “données élémentaires” et est accompagné de métadonnées descriptives et de métadonnées de gestion.
Les objets données sont soit numériques, soit physiques (papier, film, etc.). S’ils sont numériques, des métadonnées techniques permettent d’en décrire le format. Par ailleurs, d’autres métadonnées techniques permettent de définir les relations entre les différents objets. Ces métadonnées sont laissées au libre choix du concepteur d’un échange, cela même si les métadonnées du Dublin Core sont recommandées.
À la différence de METS, les métadonnées s’appliquent à tous les objets d’un “paquet”. Il est toutefois possible de contourner cette limite, en utilisant un standard de type EAD pour les métadonnées descriptives. En effet, le standard permet de désigner des ensembles d’objets pour leur appliquer un ensemble de métadonnées communes.
Les métadonnées de gestion sont formellement définies dans la norme (accord de service, profil d'archivage, niveau de service, règle d'accessibilité, etc.
Les métadonnées descriptives peuvent suivre n’importe quel modèle (par exemple EAD ou Dublin Core), en fonction des pratiques des partenaires des échanges. Il en va de même pour le codage de la signature des messages et la règle d'accessibilité aux objets du paquet. Sur ce sujet, la norme est donc ouverte à la spécialisation, pour respecter les contraintes de secteurs d’activité, qu’ils soient publics ou privés.
En termes de méthode de modélisation, la norme utilise le standard UML. Trois types de diagrammes sont utilisés :
- les diagrammes de cas d'utilisation donnent une vue synthétique du système en ne représentant que les acteurs et les actions de ces derniers sur le système ;
- les diagrammes de séquences reprennent chaque cas d'utilisation et donnent une représentation temporelle du déroulement de chaque action ;
- les diagrammes de classes définissent l’ensemble des éléments utilisés lors des échanges. C’est à partir de ces diagrammes de classe que sont réalisés les Schemas qui seront utilisés lors des implémentations des échanges.
À noter que si SEDA (qui est à l’origine de MEDONA) utilisait la méthode de modélisation de l’UN/CEFACT (aussi basée sur UML), le formalisme a été abandonné pour définir MEDONA. On y gagne en simplicité, mais restreindre la norme devient alors plus complexe.